Cістэма канфідэнцыяльнага інфармавання

Сістэма канфідэнцыяльнага інфармавання як частка стратэгіі адкрытага дыялогу з кіраўніцтвам банка

Усе арганізацыі, у тым ліку банкі, схільныя да рызыкі таго, што іх супрацоўнікі, кіраўнікі любога ўзроўню, кліенты, пастаўшчыкі паслуг могуць здзейсніць процізаконныя, неэтычныя або небяспечныя дзеянні. Часта арганізацыі пачынаюць праяўляць заклапочанасць у сувязі з такімі дзеяннямі толькі пасля з'яўлення адпаведных публікацый у СМІ або іх траплення ў сферу ўвагі знешніх рэгулюючых або праваахоўных органаў. У сувязі з гэтым арганізацыі спадзяюцца на інфармаванасць і рашучасць тых асоб, якія гатовы гаварыць шчыра і паведаміць кіраўніцтву аб існуючых праблемах да таго, як яны стануць прадметам публічнага абмеркавання і разгляду адпаведных органаў.

Усе арганізацыі павінны быць зацікаўлены ў наяўнасці ў работнікаў доступу да сродкаў, якія дазваляюць ім выказаць свае падазрэнні пры поўнай упэўненасці ў тым, што кіраўніцтва прыме неабходныя меры для правядзення праверкі, расследавання і належным чынам паставіцца да іх інфармацыі.

Сістэма канфідэнцыяльнага інфармавання ўжо даўно прызнана ў свеце як адзін з асноўных інструментаў, якія выкарыстоўваюцца арганізацыямі для фарміравання культуры адкрытасці і празрыстасці, больш глыбокага разумення пытанняў аперацыйнай дзейнасці і выяўлення фактаў неэтычных паводзін. Сістэма канфідэнцыяльнага інфармавання становіцца адным з найбольш важных інструментаў барацьбы з карупцыяй і махлярствам.

Канфідэнцыяльнае інфармаванне можна вызначыць як працэс, у рамках якога работнік арганізацыі выказвае падазрэнні аб магчымых фактах махлярства, злачынства, небяспекі або сур'ёзнай рызыцы, якія падвяргаюць небяспецы кліентаў, калег, акцыянераў, грамадскасць або рэпутацыю дадзенай арганізацыі.

Распрацоўка эфектыўнай сістэмы канфідэнцыяльнага інфармавання - гэта няпростая задача. Мы вылучаем пяць этапаў укаранення такой сістэмы. Надаўшы дастатковую ўвагу кожнаму этапу, банк разлічвае на фарміраванне такой сістэмы канфідэнцыяльнага інфармавання, якая будзе аптымальнай для дасягнення пастаўленых мэт.

1. Зацікаўленасць і падтрымка вышэйшага кіраўніцтва

Агульны стыль у галіне этыкі паводзін і карпаратыўнай культуры ў банку вызначаецца па прынцыпе "зверху ўніз". Стаўленне работнікаў банка да дзелавой этыкі фарміруецца і культывуецца вышэйшым кіраўніцтвам кампаніі на аснове распрацаваных ім палітык і працэдур, а таксама асабістым прыкладам. Зацікаўленасць і падтрымка вышэйшага кіраўніцтва банка з'яўляецца галоўнай умовай распрацоўкі і ўкаранення эфектыўнай сістэмы канфідэнцыяльнага інфармавання і ў больш шырокім кантэксце фарміравання стратэгіі адкрытага дыялогу.

2. Наяўнасць зацверджанай палітыкі

Абавязацельства і гатоўнасць банка сфарміраваць адкрытую і эфектыўную сістэму канфідэнцыяльнага інфармавання зафіксаваны ў яго афіцыйнай палітыцы. З 02.11.2017 уступіла ў сілу Палажэнне аб сістэме канфідэнцыяльнага інфармавання ў ААТ «ААБ Беларусбанк» і на прадпрыемствах банкаўскага холдынгу, зацверджанае Праўленнем банка 12.10.2017 (пратакол №111.3). У гэтым Палажэнні рэгламентаваны наступныя аспекты:

• якая мэта стварэння сістэмы канфідэнцыяльнага інфармавання;
• на якія менавіта рызыкі павінна быць накіравана сістэма канфідэнцыяльнага інфармавання;
• для каго прызначана сістэма канфідэнцыяльнага інфармавання;
• якія палажэнні і прынцыпы павінна ўключаць у сябе палітыка канфідэнцыяльнага інфармавання.

3. Дзеючыя механізмы інфармавання

Сістэма канфідэнцыяльнага інфармавання ўяўляе сабой каналы, праз якія банк атрымлівае інфармацыю ад сваіх работнікаў і іншых асоб пра тое, што выклікае іх непакой. Такія каналы выконваюць функцыю свайго роду сістэмы стабільнага функцыянавання і кіравання рызыкамі кампаніі. Мы вызначылі тры ўзроўні механізмаў інфармавання, кожны з якіх з'яўляецца неад'емнай часткай мерапрыемстваў банка па вядзенні адкрытага дыялогу.

• Інфармацыйнае ўзаемадзеянне паміж сваімі работнікамі: калі супрацоўнік жадае падзяліцца сваёй занепакоенасцю па якім-небудзь пытанні, ці то значнае або менш важнае пытанне, важная наяўнасць магчымасці правядзення яго асабістай сустрэчы з непасрэдным кіраўніком.
• Часам для работніка немагчыма або немэтазгодна выказаць сваю занепакоенасць па якім-небудзь пытанні свайму непасрэднаму кіраўніку, асабліва, калі гэта пытанне закранае апошняга. У такім выпадку ў ролі другой прамой інстанцыі для зваротаў супрацоўнікаў могуць стаць работнікі са складу персаналу кантралюючых або кіруючых органаў, напрыклад, кіраўніцтва вышэйшага падраздзялення, прафсаюза і г.д.
• Хоць каналы прамога інфармавання могуць апынуцца эфектыўнымі ў многіх выпадках, банк усведамляе, што некаторыя пытанні, аб якіх жадае выказацца супрацоўнік, асабліва калі гаворка ідзе аб больш сур'ёзных пытаннях, не могуць быць даведзены да ведама кіраўніцтва па ўказаных каналах. У сувязі з гэтым банкам створаны дадатковыя каналы і механізмы канфідэнцыяльнага інфармавання. Фарміраванне не аднаго, а цэлага шэрагу механізмаў інфармавання павышае верагоднасць таго, што работнікі будуць гатовы скарыстацца адным з іх.

4. Укараненне

Мерапрыемствы банка ў галіне канфідэнцыяльнага інфармавання не будуць дзейснымі, калі асобы, на якіх яны арыентаваны, не будуць ведаць, што гэтыя мерапрыемствы ўяўляюць і як яны дзейнічаюць на практыцы. Да ліку такіх асоб адносяцца як супрацоўнікі, якія жадаюць звярнуцца да кіраўніцтва, так і патэнцыйныя атрымальнікі такой інфармацыі. Рэгулярнае інфармаванне работнікаў аб устаноўленых механізмах і працэдурах з'яўляецца фундаментальнай умовай арганізацыі мерапрыемстваў па канфідэнцыяльным інфармаванні ў больш шырокую культуру адкрытага дыялогу ў банку. У рамках гэтых мерапрыемстваў інфармацыя пра функцыянаванне сістэмы канфідэнцыяльнага інфармавання размешчана на карпаратыўным сайце банка, сайце службы ўнутранага кантролю, даведзена да ўсіх работнікаў падведамаснай сеткі.

5. Справаздачнасць, маніторынг і ацэнка

Мерапрыемствы па канфідэнцыяльным інфармаванні з'яўляюцца прадметам маніторынгу і аналізу, па выніках якіх неабходна атрымаць адказы на шэраг найважнейшых пытанняў, сярод якіх:

• Ці адпавядаюць прынятыя ў банку палітыкі і мерапрыемствы ў галіне канфідэнцыяльнага інфармавання сучаснай перадавой практыцы?

• Якія ёсць доказы таго, што работнікі і іншыя асобы ведаюць пра існаванне механізмаў канфідэнцыяльнага інфармавання і гатовы выкарыстоўваць іх?
• Колькі канфідэнцыяльных паведамленняў было атрымана арганізацыяй праз дзеючыя механізмы інфармавання і ці былі яны дастаткова абгрунтаванымі?
• Ці праводзіць  банк неабходную паслядоўную працу па атрыманых у канфідэнцыяльным парадку зваротах работнікаў?
• Якія асноўныя вынікі выкарыстання банкам сістэмы канфідэнцыяльнага інфармавання?

Коратка пра галоўнае:

Не існуе ўніверсальнага падыходу да распрацоўкі і ўкаранення сістэмы канфідэнцыяльнага інфармавання. Банк імкнецца распрацаваць і прымяніць такія рашэнні, якія адлюстроўвалі б яго характар дзейнасці і дапаўнялі прыняты ў ім падыход да фарміравання адкрытай арганізацыйнай і карпаратыўнай культуры.

Пяць асноўных крокаў, апісаных вышэй, уяўляюць сабой аснову, на якой банк стварыў сваю ўласную сістэму канфідэнцыяльнага інфармавання, што адпавядае спецыфіцы і патрабаванням яго дзейнасці. Таксама пры фарміраванні сістэмы канфідэнцыяльнага інфармавання банк кіраваўся адпаведнымі прававымі нормамі і патрабаваннямі заканадаўства.

Пры гэтым банк абавязваецца, што калі супрацоўнік пажадаў паведаміць пра факты або падазрэнні аб здзяйсненні неправамерных дзеянняў, ён не будзе падвергнуты ніякім санкцыям (звальненне, паніжэнне па пасадзе, прымяненне матэрыяльных, дысцыплінарных мер уздзеяння і г.д.). 

Акрамя таго, службовая асоба НЕ МАЕ ПРАВА паведамляць крыніцу атрымання інфармацыі.