Система конфиденциального информирования

Система конфиденциального информирования как часть стратегии откровенного диалога с руководством банка

Все организации, в том числе банки, подвержены риску того, что их работники, руководители любого уровня, клиенты, поставщики услуг могут совершить противозаконные, неэтичные или небезопасные действия. Зачастую организации начинают проявлять озабоченность в связи с такими действиями лишь после появления соответствующих публикаций в СМИ или же их попадания в сферу внимания внешних регулирующих или правоохранительных органов. В связи с этим организации полагаются на информированность и решимость тех лиц, которые готовы говорить начистоту и уведомить руководство о существующих проблемах до того, как они станут предметом публичного обсуждения и рассмотрения соответствующих органов.

Все организации должны быть заинтересованы в наличии у работников доступа к средствам, позволяющим им высказать свои подозрения при полной уверенности в том, что руководство примет необходимые меры для проведения проверки, расследования и должным образом отнесется к их информации.

Система конфиденциального информирования уже давно признана в мире как один из основных инструментов, используемых организациями для формирования культуры открытости и прозрачности, более глубокого понимания вопросов операционной деятельности и выявления фактов неэтичного поведения. Система конфиденциального информирования становится одним из наиболее важных инструментов борьбы с коррупцией и мошенничеством.

Конфиденциальное информирование можно определить, как процесс, в рамках которого работник организации высказывает подозрения о возможных фактах мошенничества, преступления, опасности или серьезного риска, которые подвергают опасности клиентов, коллег, акционеров, общественность или же репутацию данной организации.

Разработка эффективной системы конфиденциального информирования – это непростая задача. Мы хотим выделить пять этапов внедрения такой системы. Уделив достаточное внимание каждому этапу, банк рассчитывает на формирование такой системы конфиденциального информирования, которая будет оптимальной для достижения поставленных целей.

1. Заинтересованность и поддержка высшего руководства

Общий стиль в области этики поведения и корпоративной культуры в банке определяется по принципу “сверху вниз”. Отношение работников банка к деловой этике формируется и культивируется высшим руководством компании на основе разрабатываемых им политик и процедур, а также личным примером. Заинтересованность и поддержка высшего руководства банка является главным условием разработки и внедрения эффективной системы конфиденциального информирования и в более широком контексте формирования стратегии откровенного диалога.

2. Наличие утвержденной политики

Обязательство и готовность банка сформировать открытую и эффективную систему конфиденциального информирования зафиксированы в его официальной политике.

С 21.06.2024 Правлением банка утверждена новая редакция Положения о системе конфиденциального информирования в ОАО «АСБ Беларусбанк» и на предприятиях банковского холдинга (протокол №94.1). В данном положении регламентированы следующие аспекты:

• какова цель создания системы конфиденциального информирования;
• на какие именно риски должна быть нацелена система конфиденциального информирования;
• для кого предназначена система конфиденциального информирования;
• какие положения и принципы должна включать в себя политика конфиденциального информирования.

3. Действующие механизмы информирования

Система конфиденциального информирования представляет собой каналы, через которые банк получает информацию от своих работников и иных лиц о том, что вызывает их беспокойство. Такие каналы выполняют функцию своего рода системы стабильного функционирования и управления рисками компании. Мы определили три уровня механизмов информирования, каждый из которых является неотъемлемой частью мероприятий банка по ведению откровенного диалога.

• Информационное взаимодействие между своими работниками: когда работник желает поделиться своей обеспокоенностью по какому-либо вопросу, будь то значительный или менее важный вопрос, важно наличие возможности проведения его личной встречи с непосредственным руководителем.
• Иногда для работника представляется невозможным или нецелесообразным высказать свою обеспокоенность по какому-то вопросу своему непосредственному руководителю, в особенности, если этот вопрос затрагивает последнего. В таком случае в роли второй прямой инстанции для обращений работников могут стать работники из состава персонала контролирующих или руководящих органов, например, руководства вышестоящего подразделения, профсоюза и т.д.
• Хотя каналы прямого информирования могут оказаться эффективными во многих случаях, банк осознает, что некоторые вопросы, о которых желает высказаться работник, особенно когда речь идет о более серьезных вопросах, не могут быть доведены до сведения руководства по указанным каналам. В связи с этим банком созданы дополнительные каналы и механизмы конфиденциального информирования. Формирование не одного, а целого ряда механизмов информирования повышает вероятность того, что работники будут готовы воспользоваться одним из них.

4. Внедрение

Мероприятия банка в области конфиденциального информирования не будут действенными, если лица, на которых они ориентированы, не будут знать, что данные мероприятия представляют и как они действуют на практике. К числу таких лиц относятся как работники, которые хотят обратиться к руководству, так и потенциальные получатели такой информации. Регулярное информирование работников об установленных механизмах и процедурах является фундаментальным условием встраивания мероприятий по конфиденциальному информированию в более широкую культуру откровенного диалога в банке. В рамках данных мероприятий информация о функционировании системы конфиденциального информирования размещена на корпоративном сайте банка, сайте службы внутреннего контроля, доведена до всех работников подведомственной сети.

5. Отчетность, мониторинг и оценка

Мероприятия по конфиденциальному информированию являются предметом мониторинга и анализа, по результатам которых необходимо получить ответы на ряд важнейших вопросов, среди которых:

• Соответствуют ли принятые в банке политики и мероприятия в области конфиденциального информирования современной передовой практике?
• Какие есть доказательства того, что работники и прочие лица знают о существовании механизмов конфиденциального информирования и готовы использовать их?
• Сколько конфиденциальных сообщений было получено организацией через действующие механизмы информирования и были ли они достаточно обоснованными?
• Проводит ли банк необходимую последовательную работу по полученным в конфиденциальном порядке обращениям работников?
• Каковы основные результаты использования банком системы конфиденциального информирования?

Коротко о главном:

Не существует универсального подхода к разработке и внедрению системы конфиденциального информирования. Банк старается разработать и применить такие решения, которые отражали бы его характер деятельности и дополняли принятый в нем подход к формированию открытой организационной и корпоративной культуры.

Пять основных шагов, описанных выше, представляют собой основу, на которой банк создал свою собственную систему конфиденциального информирования, отвечающую специфике и требованиям его деятельности. Также при формировании системы конфиденциального информирования банк руководствовался соответствующими правовыми нормами и требованиями законодательства.

При этом банк обязуется, что, если работник пожелал сообщить о фактах или подозрениях о совершении неправомерных действий, он не будет подвергнут никаким санкциям (увольнение, понижение в должности, применение материальных, дисциплинарных мер воздействия и т.д.). 

Кроме того, должностное лицо НЕ ВПРАВЕ сообщать источник получения информации.